Обработката и следењето на текот на документите во институциите со комплексни бизнис-процеси, како што се државните е исклучително важно за уредно функционирање на административните процеси. Доколку документите не се достапни само во хартиен облик, туку истовремено и во електронска форма, заштедата на време и енергија е непроценлива, а ефикасноста многукратно подобра.
Подобрување на оперативната ефикасност на државните институции и подигање на квалитетот на услугите кои министерствата ги нудат на граѓаните и приватниот сектор беа главен поттик за започнување на проект за воведување на систем за управување со документи во Владата на Република Македонија.
Имплементацијата на ДМС системот овозможи воведување на електронска архива во државните институции, како и електронска размена на документи преку предефинирани процеси, кои го
одредуваат текот на документите како и тоа кои вработени се одговорни за изработка и одобрување на тие документи. На тој начин осигуран е брз проток на документите и информациите низ оперативниот систем, а преку стандардизација на работните процеси, унапредено е поединечното и вкупното функционирање на институциите.
Проектот за воведување на систем за управување со документи (ДМС систем) во јавната администрација го иницираше самата Влада на Република Македонија, Министерството за информатичко општество и администрација беше носител на проектот, а КИНГ ИЦТ ја реализираше имплементацијата, софтверското одржување, развојот и поддршката на системот.
Предности за корисникот:
- подобрување на оперативната ефикасност и квалитетот на услугите во државната администрација
- транспарентност во процесирањето на документите и забрзување на процесот на решавање на предметите
- олеснето пребарување на архивираните документи
- едноставен пристап до старите документи и информации
- достапност на извештај за статусот на решавање на предметите во секој момент и мерење на ефикасноста на вработените и институцијата во целост
- намалување на оперативните трошоци, како и трошоците за потрошен материјал
Проектот опфати:
- надградба на постоечкиот ДМС систем
- имплементација на процеси, кои ги пропишува законот, стандардите и специфичностите на секоја институција
- одржување на софтверот
- едукација на крајните корисници
- корисничка поддршка на ДМС системот
Системот го користат 2500 вработени во 16 државни институции (министерства и секретаријати).
Технологија
Имплементираното решение е EMC Documentum, поставено на EMC Documentum xCelerated Composition platform (xCP). Се работи за унифициран систем, кој е предвиден да се користи во повеќе институции. Со работата и администрацијата на системот за управување со документи, како и со содржините и работните процеси може да се управува од било која локација, со помош на
веб базираниот пристап до централниот систем.
Покрај носителот на проектот – КИНГ ИЦТ Македонија, во проектот учествуваа КИНГ ИЦТ Хрватска и компанијата Активис.
